Do podstawowych zadań Referatu Organizacyjnego należy obsługa Burmistrza, Rady, radnych, obsługa interesantów, zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu, obsługa prawna Urzędu i Rady Miejskiej, przeprowadzenie procedury zamówień publicznych dla Urzędu oraz prowadzenie kontroli w zakresie zamówień publicznych a w szczególności:
- W zakresie obsługi Rady:
- przygotowywanie materiałów pod obrady Rady, zawiadamianie o zwołaniu Sesji, jej obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji jednostkom w nich wskazanym, a także organowi nadzoru oraz publikacja zgodnie z wymogami prawa,
- współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy o samorządzie gminnym, przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji, zawiadamianie o zwołaniu posiedzenia komisji, obsługa komisji, obsługa narad i zebrań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
- przekazywanie uchwał i innych postanowień Rady do realizacji i publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko – Mazurskiego,
- rejestrowanie porozumień zawartych przez Burmistrza z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i przekazywanie ich do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko- Mazurskiego,
- przekazywanie wniosków komisji i interpelacji radnych do realizacji Burmistrzowi oraz informowanie radnych o ich realizacji,
- sporządzanie informacji o działalności Rady i komisji, przygotowywanie informacji o realizacji uchwał Rady,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji, wniosków i zapytań składanych przez radnych, rejestru wniosków komisji,
- prowadzenie rejestru wniosków mieszkańców składanych radnym podczas dyżurów radnych,
- prowadzenie ewidencji zarządzeń i decyzji Burmistrza,
- koordynacja prac w zakresie przygotowania projektów uchwał i sposobu ich wykonania,
- zapewnienie obsługi przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych i innych spraw wynikających z ustaw i przepisów szczególnych.
- Realizowanie obowiązków w zakresie gospodarki majątkiem Urzędu.
- Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.
- Dokonywanie zakupów wyposażenia, materiałów biurowych i środków czystości na potrzeby Urzędu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
- Prowadzenie spraw kadrowych:
- gospodarka etatami i funduszem płac,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego oraz przygotowywanie dokumentacji do czynności Burmistrza wobec dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy w sprawach z zakresu prawa pracy,
- prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników oraz spraw związanych z praktykami studenckimi i uczniowskimi,
- kontrola przestrzegania dyscypliny pracy i porządku pracy oraz przygotowywanie materiałów do przeprowadzenia postępowania dyscyplinarnego wobec pracowników Urzędu,
- prowadzenie spraw dotyczących dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
- organizowanie szkoleń i udzielanie skierowań w celu dokształcania pracowników Urzędu.
- Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
- Prowadzenie archiwum zakładowego:
- przyjmowanie dokumentów z komórek organizacyjnych Urzędu, ich przechowywanie i udostępnianie,
- ścisła współpraca z Archiwum Państwowym w Suwałkach w zakresie uzgodnień dotyczących przechowywania, brakowania i przekazywania dokumentów.
- Prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, w tym:
- nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania, wdrażanie programów komputerowych na stanowiskach pracy,
- wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej,
- Sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem wyposażenia Urzędu.
- Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem samochodu służbowego na potrzeby Urzędu:
- prowadzenie rozliczania kosztów drogowych,
- rozliczanie paliwa,
- zlecanie przeglądów technicznych,
- zlecanie przejazdów służbowych.
- Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem pomieszczeń zajmowanych przez Urząd Miejski w budynku administracyjnym przy ul. Pl. A. Mickiewicza 25 i 23 oraz Sikorskiego 21a w tym:
- opracowywanie planu remontów bieżących i kapitalnych pomieszczeń zajmowanych przez Urząd we współpracy z kierownikiem Referatu GKMiN,
- sporządzanie wniosków o zabezpieczenie środków finansowych w budżecie Gminy na utrzymanie pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
- nadzór nad prawidłowością ponoszenia należnych kosztów z tytułu zarządzania budynkiem administracyjnym,
- wnioskowanie o ubezpieczenie wyposażenia i pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
- uczestniczenie w przeglądach technicznych budynków i w innych czynnościach spoczywających na właścicielu, a wynikających z prawa budowlanego i wydanych do niego rozporządzeń,
- zapewnienie właściwego stanu sanitarno – porządkowego pomieszczeń w budynkach Urzędu oraz przeznaczonych do wspólnego użytku i przynależnego otoczenia budynków, w świetle przepisów o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
- W zakresie zamówień publicznych:
- opracowanie zbiorczego planu zamówień publicznych w oparciu o informację kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
- przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dla dostaw i usług oraz robót budowlanych powyżej 30 000 euro, w tym opracowywanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień:
- w oparciu o zakres zamówienia i kryterium oceny ofert podanych przez kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
- wydawanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień dla zgłaszających zainteresowanie ogłoszonym postępowaniem,
- sporządzanie dokumentacji i protokołów postępowania,
- występowanie z wnioskami do Burmistrza o dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej i zatwierdzenie wyników postępowania,
- udostępnianie do wglądu uczestnikom postępowania części jawnych składanych ofert,
- przechowywanie złożonych ofert w trakcie postępowania, a po postępowaniu zabezpieczenie ich przechowania przez okres 4 lat,
- przygotowywanie dokumentów informujących uczestników postępowań o ich wyniku,
- przekazywanie informacji do referatów i na samodzielne stanowiska pracy dysponujących środkami finansowymi o najbliższym z możliwych terminie zawarcia umowy z wykonawcą zamówienia,
- prowadzenie procedury odwoławczej związanej z zamówieniami publicznymi,
- prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych powyżej 30000 euro, udzielanych w Urzędzie,
- aktualizowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych,
- udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w stosowaniu i interpretacji ustawy Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy.
- Do zakresu działania Stanowiska ds. Kancelaryjnych należą:
- obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
- przekazywanie zaleceń Burmistrza komórkom organizacyjnym Urzędu,
- organizowanie przyjęć interesantów przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
- przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji zgodnie z dekretacją, obsługa poczty
elektronicznej i skrzynki pocztowej, - prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
- prowadzenie Głównego Rejestru Skarg.
- prowadzenie Głównego Rejestru Zaświadczeń.
- prowadzenie Książki Kontroli Zewnętrznych,
- prowadzenie Rejestru Petycji,
- zapewnienie sprawnej obsługi klientów.
- Do zakresu działania Punktu Obsługi Interesantów należą:
- informowanie interesantów o możliwości i sposobie załatwienia spraw w komórkach organizacyjnych Urzędu,
- udzielanie informacji o zakresie działania gminnych jednostek organizacyjnych oraz rodzaju spraw załatwianych w tych jednostkach,
- przyjmowanie uwag, skarg i opinii na temat funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, pracowników, a także jednostek organizacyjnych Gminy,
- Do zakresu działania kontroli zarządczej należy kontrola finansowa w komórkach organizacyjnych Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy, związana z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Kontrola finansowa jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:
- przeprowadzanie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
- badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
- prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2
- prowadzenie kontroli wynikających z ustaw oraz planu kontroli,
- Nadzór i współpraca z Organizacjami Pozarządowymi.
